Rapport des activités des journées nationales de la secrétaire et de l’assistante de direction au Cameroun..

Avec le soutien de la société anonyme des brasseries du Cameroun (SABC) la ville de Douala a abrité du 3 au 7 Mars 2019, la 1ère édition des journées nationales de la secrétaire et de l’assistance de direction (JONASAD) sous le thème : « Quelle secrétaire pour une entreprise émergente à l’ère du numérique ».
Organisé par « Le Journal des Entreprises » en partenariat avec l’association des communicateurs du Cameroun (ASCOM) et placé sous le haut patronage du ministère de l’emploi et de la formation professionnelle, les JONASAD se sont déroulées en prélude à la journée internationale de la femme afin de joindre l’utile à l’agréable.

Le présent rapport s’articule comme suit :

–  Objectifs des JONASAD
–  Cibles
–  Programme des activités
–  Déroulement du séminaire
–  Observations ou Opinions des participants
–  Recommandations

1) Objectifs des JONASAD

a) Objectif général

Créer une plateforme de renforcement de capacités, d’échanges et de partage d’expériences.

b) Objectifs spécifiques

–  Créer une plateforme annuelle de rencontre entre les Professionnels des Métiers du Secrétariat et de l’Assistanat, des Chefs d’Entreprise et Cadres Dirigeants autour de thématiques d’actualité, en rapport avec les métiers du Secrétariat et de l’Assistanat en vue de l’amélioration continue des performances des Organisations.

–  former les secrétaires dans trois domaines importants (NTIC, savoir-vivre et Anglais)

–  Permettre aux professionnels des métiers du Secrétariat et de l’Assistanat de se mettre à jour des évolutions concrètes du métier afin de mieux s’y adapter.

2) Cibles et participants

Les JONASAD s’adressent à :

✔ Secrétaires de Direction
✔ Assistant(e)s de Direction
✔ Agents Administratifs
✔ Etudiants et apprenants des métiers de secrétariat
✔ Professionnels du Secrétariat
✔ Associations Professionnelles dans le domaine du secrétariat
✔ Directeurs généraux et chefs d’entreprise
✔ Cadres et dirigeants d’entreprise.

Cette édition a connu la participation de 29 personnes répertoriées dans le tableau suivant :

3) Programme des activités

• 03 Mars 2019

Marche sportive des participants ouverte au grand public

• 05 Mars 2019, 1er jour de formation

Thème central : Quelle secrétaire pour une entreprise émergente à l’ère du numérique ? Formateur : Patrick William KAMDEM, enseignant

Session 1 : « Assistante de Direction et TIC : La révolution numérique au cœur du métier pour une meilleure efficacité organisationnelle de l’Assistante de Direction (Nouvelles méthodes de gestion des activités et du temps) » Formateur : Patrick William KAMDEM, enseignant

• 06 Mars 2019, 2ème jour de formation

Session 2 : « Assistante 2.0 : Nouveaux Leviers de communication professionnelle » Formateur : Gérard KUISSI, web-Journaliste

Session 3 : « Gestion du stress / Développement personnel et comportemental au sein des Organisations » Formateur : Vincent MFON, coach en développement intégral

• 07 Mars 2019

Soirée de clôture

4) Déroulement du séminaire

La journée du 5 Mars 2019 a marqué la première journée du séminaire de renforcement des capacités des secrétaires et assistantes de direction donnant lieu à :

–  L’ouverture du séminaire par l’allocution du promoteur des JONASAD, Monsieur Duvalier KAMDOUM SOH et qui était par ailleurs modérateur des travaux. Il a présenté les JONASAD, la genèse du concept, les objectifs et les résultats attendus avant de conclure par une présentation sommaire de l’association des communicateurs du Cameroun (ASCOM) qui édite « Le Journal Des Entreprises » dont il est respectivement le président et Directeur de publication.

–  Début effectif du séminaire par le thème central : Quelle secrétaire pour une entreprise émergente à l’ère du numérique ? Qui a été abordé par Monsieur Patrick William KAMDEM, Enseignant en secrétariat de direction au centre de formation professionnelle agréé, CAB INFORMATIQUE. Il a commencé par présenter la genèse du métier de secrétariat, son évolution enfin la conception actuelle et la nécessité de s’adapter à la nouvelle donne au regard de l’évolution du numérique. L’on retient également que la nouvelle secrétaire/assistante de direction doit pouvoir être capable d’intégrer le numérique dans l’exécution de ses différentes tâches.

Au chapitre consacré au deuxième thème et également animé par Monsieur Patrick William KAMDEM l’on retient que la secrétaire de direction bénéficie d’une panoplie de logiciels lui permettant de mieux gérer ses activités et son temps au travail : Word, Excel, Access, Outlook, Publisher, PowerPoint… A cet effet, elle devrait donc se former régulièrement pour être à la page de l’usage de ses logiciels et outils qui évoluent avec de nouvelles versions au fil des ans.

–  Au deuxième jour des travaux le 6 Mars 2019, a été abordé le thème : Assistance 2.0 : Nouveaux leviers de communication professionnelle.
Ce thème a été animé par Monsieur Gérard KUISIU, web-Journaliste et influenceur des réseaux sociaux. Il s’est entretenu avec les participantes sur les outils du numérique intervenants dans les différentes tâches de la secrétaires/assistantes de direction et a conclut son intervention par des activités pratiques liées aux techniques d’utilisation des applications accessible dans nos téléphones androïdes à des fins professionnelles.

–  La suite du séminaire s’articulait sur le thème : « Gestion du stress / Développement personnel et comportemental au sein des Organisations » animé par Monsieur Vincent MFON, coach en développement intégral qui s’est appesanti sur l’origine du stress en entreprise et les voies et moyens pour en sortir. Son passage fût également une période de détente de l’atmosphère et de bonne humeur. On retient de son passage cette citation : « Il faut être chauffeur de sa vie et non passager ».

Cette journée s’est achevée par la remise d’attestation de participation à tous les participantes, le discours de clôture du promoteur et une photo de famille de la 1ère édition des « JONASAD ».

5) Observations ou Opinions des participants

Lors des échanges et partages d’expériences, les secrétaires et assistantes de direction ont à l’unanimité évoquée les difficultés rencontrées dans l’exercice de leur profession notamment :

–  La surcharge de travail ;

–  La marginalisation de la profession au sein de l’entreprise et même de l’opinion publique…

6) Recommandations

Il ressort des différentes dénonciations des recommandations suivantes :

–  La création d’un syndicat de défense des droits de la secrétaire/ assistante de direction

–  L’intégration de la formation de l’assistante de direction dans le plan de formation interne du personnel en entreprise

–  L’implication de l’assistante de direction dans la prise des décisions stratégiques de l’entreprise

–  Le respect du job description assigné au poste

Par Melanie MEGAING, Assistante de direction à ASCOM